보고서, 공문, 게시물 등 기업에서 사용하는 문서는 정보도 중요하지만 그에 맞는 표현과 맞춤법이 기본이 되어야합니다. 많은 임직원과 외부 거래처를 대상으로 하고, 사업 내용에 대한 과정을 보고하는 중요한 내용인 만큼 정확해야되겠지요. 업무용 문서에서 맞춤법 등의 실수가 생기면 문서 내용 역시 신뢰를 잃게 됩니다. 보고서나 게시물 등의 사내 공문서를 작성할 때 주의해야하는 표현과 맞춤법에 대해 알아보겠습니다.
 

 

문서 맞춤법, 왜 중요할까요?
보고서도 일종의 공공언어입니다. 공공언어는 언어 소통상의 편의를 위해 사용하는데요. 쉽고 분명한 언어로 기업과 임직원, 상사와 부하가 원활한 의사소통을 하기 위함이지요.업무용 언어를 바르게 쓰기 위해서는 먼저 개념이나 상황에 대한 정확한 용어를 사용하고, 지나치게 생소하거나 어려운 말 대신 '쉽고 바르게'다듬은 순화어를 사용해야 합니다.
기업 전체나 외부 협력 업체와의 소통임을 생각해 한글 맞춤법, 외래어 표기법, 로마자 표기법 등 올바른 맞춤법도 기본이 되어야하지요.

 

 

 

문서 작성의 기본, 맞춤법~
의존명사 '년도'는 해를 뜻하는 말 뒤에 쓰여 '일정 기간 단위로서의 그해'를 이르는 말입니다.
'1983년도 출생자/2015년도 졸업식/2016년도 예상안'과 같이 사용됩니다. 한편, '연도'는 '사무나 회계 결산 따위의 처리를 위해 편의상 구분한 일 년 동안의 기간 또는 앞의 말에 해당하는 특정한 그해'를 이르는 말로, '졸업 연도/제작 연도'와 같이 쓰입니다.
쉽게 말해 '년도'는 단어의 첫음절에 올 수 없는 반면, '연도'는 독립적으로 쓰이는 명사로, 회계 연도/ 설립 연도/해당 연도 등과 같이 앞말과 띄어쓰기를 합니다. '년도'는 기간의 단위를 나타내는 말의 뒤에서 2016년도, 내년도 등과 같이 앞의 말과 결합된 형태로만 사용됩니다.

 


마침표는 서술, 명령, 청유 등을 나타내는 문장의 끝에 사용합니다. 직접 인용된 문장의 끝에도 마침표를 직는 것이 원칙이지만, 경우에 따라서는 생랼할 수도 있습니다. 단, 직접 인용을 나타내는 조사는 '라고'입니다. 같은 문장을 간접 인용문으로 바꿀 때는 조사 '고'를 사용합니다.
그러나,그러므로, 그리고, 그런데 등 일반적으로 쓰이는 접속어 뒤에는 쉼표를 쓰지 않는 것이 원칙입니다.
또한 일반적으로 문장 긑에는 마침표를 찍는 것이 원칙인데, 문서나 보고서의 끝에 쓰는 '끝'이라는 말 뒤에도 마침표를 찍는 것이 바른 표현법입니다.

 

 


명확한 문서 소통의 약속, 띄어쓰기

단위를 나타내는 의존 명사는 '나무 한 그루'처럼 앞의 수 관형사와 띄어쓰기를 하는게 원칙입니다.
단, 위의 예시나 '제1편'처럼 수 관형사 뒤에 의존 명사가 붙어서 차례를 나타내는 경우나, 의존 명사가 아라비아 숫자 뒤에 붙는 경우에는 붙여서 사용합니다. 만약'이십회'와 같이 '제='가 생략된 경우라도, 차례를 나타내는 말일 때는 붙여 쓸 수 있습니다.

쌍점(:)은 표제 다음에 해당 항목을 들거나 설명을 붙일 때 사용합니다. 이 밖에도 대화 내용을 제시하거나 시와 분, 장과 절을 구별할 때도 사용합니다. 표기를 할 때는 앞은 붙여 쓰고 뒤는 띄어 쓰는 것이 원칙입니다. 단, 시와 분 등을 구별하거나 의존명사 '대'가 쓰일 자리에 사용하는 경우 쌍점의 앞과 뒤를 모두 붙여서 씁니다.

 

우리말에는 '재미있다-재미없다', '맛있다-맛없다' 등 '있다'와 '없다'가 붙어 한 단어가 된 것들이 많은데요. 같은 표현이라도 '부담 없다'처럼 띄어쓰기를 해야 할 때도 있습니다. 보통은 사람들이 많이 사용해 한 단어로 인식하고 있다고 생각될 때 사전에 표제어로 올린 것들을 붙여서 쓰고, 그렇지 않은 표현들은 띄어쓰기를 합니다. 이에 대한 특별한 구분법은 나와 있지 않으므로 중요한 보고서나 문서라면 그때마다 사전에서 확인해야 합니다.

 

 


문서의 완성도를 높이는 표현법

우리말과 영어, 일본어의 접촉이 활발해 지면서 원래 우리말에 없었던 생소한 어법이 많이 생겨났는데요. 흔히 이를 '번역 투' 라고 합니다. '~에 대하여(about)'는 영어 표현을 한글로 옮긴 영어 번역 투이므로, 여기에서는 '에게'로 바꾸는 것이 우리말에 더 올바른 표현입니다.

 

 

'-데'의 표현은 많은 사람들이 쉽게 틀리는 부분 중 하나입니다. 많은 사람들이 '데'를 접속어 '그런데'의 줄임말로 알고 붙여 사용하기 때문입니다. 그러나 위의 예문에서처럼 '데'가 '곳'이나 '장소', '일'이나 '것', '경우'의 뜻을 나타낼 때는 앞말과 띄어 쓰는 것이 맞는 표현입니다.
여기서는 '성사시키다+그런데'가 아닌 '성사시키는 것'의 뜻이며, '성사시키는 데에'처럼 조사 '에'가 결합할 수 있으므로 앞말과 띄어서 사용합니다. 단, '길을 걸어가는데 누가 길을 물었다.'에서 '-는데'는 어미이므로 앞말과 붙여 씁니다.

 

 

 

이해를 돕는 언어 예절, 낱말 사용법

프로젝트를 진행하면서, 또는 공적서를 작성하다 보면 '계획 달성'이라는 표현을 쉽게 찾아볼 수 있는데요. 이는 비슷한 뜻의 낱말이지만 단어에 따라 짝이 잘못 지어진 예입니다. 계획은 '이행'하는 것이고 목표는 '달성'하는 것이 맞는 표현입니다. 이때 '계획'이 목적어이면 '이행하다'를, '목표'가 목적어이면 '달성하다'를 씁니다.

 


예부터 한자를 사용해온 민족의 언어 특성상 우리나라는 한자를 바탕으로 한 표현이 많은데요. 특히 정확한 표현과 공통의 언어를 사용하는 기업의 경우 보고서에서 이러한 경향이 두드러집니다. 이들 중에는 쉽게 쓸 수 있지만 일부러 어려운 단어나 구절을 골라 쓰는 '현학적'인 표현이 많은데요. 공공 문서는 많은 사람을 대상에게 내용을 전달하려는 의도가 있는 만큼 어려운 한자 말 대신 쉬운 우리말로 순화해서 사용하는 것이 좋답니다.

 

외래어와 다양한 문화가 유입되면서 언어 또한 영향을 받고 있습니다. 그중에는 이미 굳어져 관용어로 사용되는 경우도 많은데요. 공공문서의 경우 외국 문자를 가급적 사용하지 않는 것이 좋답니다. 외래어가 필요한 문장은 외래어 표기법에 따라 한글로 적거나 다듬은 우리말로 적는 것이 맞지요. 단, 복잡한 스펠링이나 생소한 단어의 이해를 돕는 차원에서 꼭 필요하다면 괄호 안에 외국 문자를 쓸 수 있습니다.

 

 

 

 

※출처- 국립국어원'온라인 가나다', 국립국어원 공공언어 지원 게시판

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Posted by 삼성디스플레이
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